O Gestor Logístico permite que as imagens dos comprovantes de entrega, com a assinatura da pessoa que recebeu as mercadorias, fiquem arquivadas para consulta por até 5 anos após a realização da entrega.
A consulta pode ser feita através da nota fiscal (Ordem de Transporte) ou do conhecimento (CTe) com o qual a nota foi entregue.
Antes de efetuar o registro, é necessário que a imagem do comprovante seja digitalizada (escaneada), e seja gerado um arquivo no formato .jpeg, .png, ou .pdf. É este arquivo que precisa ser enviado para o sistema e associado à nota fiscal.
Exemplos de imagens de comprovantes de entrega
Existem 2 formas para se realizar o upload dos arquivos com as imagens, conforme descrito a seguir:
Registrando as imagens individualmente
Você pode realizar o upload de um arquivo de comprovante de cada vez, associando-o diretamente à nota fiscal ou conhecimento. Apesar de mais simples, esse processo pode ser bastante trabalhoso, e portanto só é indicado para pequenos volumes. Se a quantidade de comprovantes a serem registrados for maior, recomendamos efetuar o registro dos comprovantes em lotes.
Para registrar o comprovante de uma nota fiscal, vá até a página de Ordens de Transporte, pesquise pela nota fiscal desejada, e clique sobre o número da OT para visualizar os dados da OT.
Role até o final da página, na área de Eventos e Ocorrências, e clique no botão + para adicionar uma nova ocorrência. Selecione o tipo de ocorrência "Comprovante de entrega registrado" (*), preencha a data / hora da entrega, e arraste o arquivo contendo a imagem para a área de anexos.
Pronto, feito isso a imagem já vai aparecer, abaixo dos eventos, na próxima vez que você consultar esta nota fiscal.
(*) O nome da ocorrência pode variar, dependendo da forma como está cadastrada para sua empresa. Caso tenha alguma dúvida, vá no cadastro dos tipos de ocorrência e procure o tipo cuja "ação" selecionada seja Registro da imagem do comprovante de entrega. É esta a ocorrência que você deverá utilizar. Caso ela não exista, você pode cadastrar um novo tipo, com a descrição que desejar, desde que a "ação" seja esta descrita acima.
Registrando as imagens em lotes
Uma outra forma, mais indicada quando a quantidade de comprovantes a ser registrada é um pouco maior, é o envio em lotes, através de e-mail ou SFTP. Para isso, é necessário alguma configuração tanto do sistema que irá enviar as imagens, quanto do Gestor Logístico.
Funciona assim: O sistema de origem (o que vai enviar as imagens) deve ser capaz de gerar os arquivos com a nomenclatura abaixo, e enviá-los para o GL automaticamente, via e-mail ou SFTP.
Composição do nome dos arquivos:
tttttttttttttt-eeeeeeeeeeeeee-nnnnnnnnn-sss-dddddddd-hhhhhh.ext
onde:
tttttttttttttt: CNPJ da transportadora que realizou a entrega (opcional);
eeeeeeeeeeeeee: CNPJ do emitente (embarcador);
nnnnnnnnn: Número da nota fiscal;
sss: Série da nota fiscal;
dddddddd: Data da entrega (aaaammdd) (opcional);
hhhhhh: Hora da entrega (hhmmss) (opcional);
ext: Extensão jpeg, png ou pdf.
Dessa forma, quando o GL receber cada arquivo, será capaz de identificar a qual nota ele se refere, e assim fazer a associação automaticamente, sem nenhuma interferência humana.
Para começar a utilizar esta funcionalidade, basta solicitar à Tecnovia a configuração da conta de e-mail ou SFTP que será utilizada, e em seguida o sistema já poderá começar a receber os comprovantes.
Visualizando os comprovantes
Uma vez registradas e associadas à uma nota fiscal, as imagens dos comprovantes serão exibidas sempre que a nota fiscal for consultada, na parte inferior da página de detalhes da Ordem de Transporte:
