Um dos principais objetivos do Gestor Logístico, além de possibilitar o efetivo controle dos fretes, é que você consiga analisar e gerenciar seus custos (e/ou receitas).

Para isso, o sistema disponibiliza uma série de funcionalidades, e a mais recente e completa delas é o Resumo Gerencial de Fretes. Trata-se de uma ferramenta baseada nos conceitos de Business Intelligence que possibilita análises muiti-dimensionais dos dados de fretes disponíveis, em tempo real.

Através dessa ferramenta você conseguirá rapidamente entender, com base nos dados históricos disponíveis, como se comportam e como evoluem os principais indicadores de fretes ao longo do tempo.

Apenas para exemplificar, seguem abaixo algumas amostras de análises possíveis de serem obtidas com a ferramenta:

Para melhor orientá-lo em como utilizar a ferramenta, vamos primeiramente entender como selecionar as informações desejadas, para em seguida detalhar os resultados que serão apresentados.

O ponto de partida de sua análise deve ser a definição de qual período você deseja trabalhar, e também se deseja visualizar suas receitas ou seus custos (despesas).

O mais comum aqui seria a análise dos custos, ou seja, os valores cobrados pelas transportadoras que lhe prestam serviços. A parte de receita aplica-se somente às empresas que emitem seus próprios CTes, ou seja, quando sua empresa é uma transportadora, ou possui uma no grupo.

Com relação ao período, observe que ele aplica-se tanto ao período de emissão das notas fiscais quanto ao período de emissão dos documentos de transporte (CTes). Tenha em mente que normalmente esses documentos possuem datas diferentes, e o sistema irá apresentar apenas aqueles que atendam a ambos os argumentos, ou seja, tanto as notas fiscais quanto os CTEs estejam dentro do período informado.

Dependendo do seu objetivo, você pode estar interessado nos dados históricos mais antigos, normalmente neste caso fazendo uma análise mais "macro"dos dados, ou ter uma visão mais detalhada sob determinado aspecto em um período menor.

Os filtros por período apresentam os valores mais comumente utilizados, que podem ser selecionados apenas com 1 clique.

Em seguida, você deve pensar se deseja ter uma visão apenas dos totais para o período informado, ou da evolução dos dados ao longo daquele período.

Para ver apenas os totais (por exemplo, se quiser apenas visualizar o total de fretes por Transpotadora ou por Cliente ao longo de todo o período), você não precisa informar nada no campo periodicidade.

Já no caso de você estar interessado em uma análise evolutiva, por exemplo se quiser visualizar como evoluíram os números para um determinado destino (ou para um determinado cliente, etc) semana a semana, ou dia a dia, aí você deverá selecionar o campo periodicidade conforme a sua necessidade. Neste caso, você deverá informar também o campo competência, para indicar se os dados devem ser agrupados com base na data de emissão da nota fiscal ou na data de emissão do CTe.

O próximo passo é definir se você deseja uma visão geral, de todos as notas e ctes, ou se quer focar apenas em uma parte desses dados. Caso você queira fazer uma análise apenas do comportamento de uma transportadora, ou apenas dos fretes para uma determinada região, você pode selecionar um ou mais filtros.

Por fim, você pode selecionar como deseja "quebrar" os resultados, ou seja, qual a "visão" que você quer analisar.

Por exemplo, se o seu objetivo é ver um "ranking" do valor de frete por cliente, basta você selecionar o botão "Cliente" e em seguida classificar os dados pelo valor do frete.

Um outro exemplo seria uma análise comparativa do frete por kg de cada transportadora para uma determinada região. Neste caso você poderia selecionar a região desejada (nos filtros, na etapa anterior), e em seguida selecionar o botão "Transportadora" para o agrupamento.

Como você pode ver, as possibilidades são inúmeras. A ideia é que você consiga ir se aprofundando nas análises em tempo real. Com esta ferramenta você pode facilmente partir de uma análise mais "macro", e ir "afunilando" sua visão em mais detalhes conforme sua necessidade no momento.

Após selecionados os critérios desejados e realizada a pesquisa, o sistema irá apresentar os resultados em um formato semelhante a uma planilha. As colunas do relatório estarão separadas em 3 grupos:

Aqui serão demonstradas as "quebras" do relatório, de acordo com o tipo de agrupamento selecionado na etapa anterior. Na linguagem dos usuários de BI (Business Intelligence), essas são as Dimensões dos dados.  

Por exemplo, se você selecionou que deseja visualizar os dados em uma periodicidade mensal e separado por região de destino, esta área do relatório terá 2 colunas, sendo uma indicando o mês e outra indicando a região.

Observe que quanto maior a quantidade de "agrupamentos" (ou "dimensões"), mais linhas terá o relatório. Neste exemplo acima, o sistema irá retornar uma linha para cada mês para cada região. Isso permite que você possa extrair dados mais consolidados, por exemplo informando apenas a periodicidade, ou apenas a região, ou mais detalhados, informando os dois (ou mais) agrupamentos.

Este grupo demonstra os valores de frete efetivamente apresentados pelas transportadoras em seus Documentos de Transporte (ou nos seus próprios DTs, quando for o caso de receitas).

É aqui que você são apresentados os indicadores mais importantes para a gestão dos fretes. São eles:

Frete: É o valor total do frete, incluindo impostos. Ou seja, é o frete total demonstrado no CTe, a ser pago à transportadora (ou, no caso das receitas, recebido do cliente).

Frete / KG: Valor médio do frete em função do peso dos produtos. Permite realizar comparativos de custos entre transportadoras diferentes, ou entre clientes diferentes, ou entre regiões, etc, ou sua evolução ao longo do tempo.

Frete Percentual: Permite analisar a participação do valor do frete sobre o preço dos produtos. Pode ser bastante útil em análises comparativas de frete por modal, por operação, ou por segmento de clientes, por exemplo.

Frete / M3: Semelhante ao Frete / Kg, mas mais indicado para produtos que tenham maior volume em proporção ao seu peso.

Impostos: É o valor total dos impostos associados aos DTs (normalmente ICMS, PIS e COFINS).

Obs: Normalmente, um único CTe pode estar associado à mais de uma nota fiscal. Neste caso, os indicadores acima são apurados com base um um rateio dos valores do CTe entre todas as notas fiscais associadas.

Para o relatório de despesas, são apresentados neste grupo, para o mesmo conjunto de agrupamentos, os valores de frete e os respectivos indicadores com base nas tabelas cadastradas no sistema, e não nos valores apresentados pelas transportadoras.

Os valores neste grupo são apurados a partir dos pré-DTs gerados pela aplicação, e isso permite uma análise previsto x realizado, tanto dos valores totais de frete quanto dos indicadores (frete/kg, frete %, etc).

Observe que você pode controlar os tipos de DTs que serão listados, tanto através do filtro Situações de auditoria, quanto incluindo um agrupamento por Tipo de Documento de Transporte.

Pois é: Em determinadas situações, quando uma nota fiscal possui mais de um trecho e/ou mais de um Documento de Transporte, os totais das notas fiscais (peso, quantidade de volumes, quantidade de notas, valor dos produtos) podem ser computados mais de uma vez. Por exemplo, se uma determinada nota fiscal possuir um CTe emitido em um mês, e outro CTe emitido em outro, e o relatório tiver base mensal e competência por DT, então os valores dessa mesma nota fiscal estarão sendo demonstrados 2 vezes, em linhas distintas. Dessa forma os indicadores de frete (frete/kg, frete %, etc) ficam corretos. 

Isso fica mais claro também com um exemplo. Digamos que uma nota de R$ 100,00 tenha sido carregada em seu primeiro trecho pela transportadora A, cujo frete foi de R$ 5,00, e também pela transportadora B em um segundo trecho, com um frete de R$ 3,00. Essa situação seria demonstrada da seguinte forma no relatório por transportadora:

Percebeu? O sistema consegue identificar que trata-se da mesma nota sendo demonstrada em 2 linhas distintas, e por isso não duplica o seu valor total, de forma que o Frete Percentual Total também fique correto. Porém você pode estranhar o fato do total na coluna Valor NFs não bater com com a soma das linhas, mas isso está correto. 😎

Inicialmente o sistema irá exibir apenas as colunas principais de cada um dos grupos. Por exemplo, do grupo totais serão exibidos apenas os valores das NFs e os valores de frete. Mas você pode expandir cada um dos grupos clicando no botão > (sinal de maior, ou seta para a direita) ao lado do nome do grupo para visualizar todas as colunas.

Você pode também reposicionar e reclassificar as colunas de acordo com sua necessidade. Tomando mais uma vez nosso exemplo de agrupamento por mês e região, o sistema irá trazer os dados a princípio ordenados por mês, e dentro de cada mês todas as regiões. Mas pode ser que você queira visualizar de outra forma, ordenando primeiro pelas regiões, e depois visualizando cada mês dentro de cada região.

Para fazer isso, você pode primeiro "arrastar" a coluna região para a esquerda, de forma que ela fique antes do período de competência, apenas clicando no título da coluna e a arrastando para a posição desejada.

Em seguida você pode ordenar (de forma ascendente ou descendente) por qualquer coluna. Basta clicar no título da coluna para classificar os dados em ordem crescente, e clicar uma segunda vez para inverter a ordem.

Para ordenar por mais de uma coluna, como neste exemplo, onde queremos ordenar primeiro por região, e depois por mês dentro de cada região, você deve segurar a tecla "shift" enquanto clica nas colunas a serem ordenadas. Para obter a ordenação que citamos acima, você deve primeiro clicar na coluna região, e em seguida segurar a tecla "shift" enquanto clica na coluna competência. O sistema irá apresentar ao lado do título de cada coluna a ordenação que está ativa no momento:

Você também pode classificar o relatório com base em qualquer coluna de valor ou média. Por exemplo, para visualizar rapidamente qual foi a região com o maior custo por kg, basta clicar 2 vezes (para classificar em ordem decrescente) na coluna Frete / kg.

Depois de organizar os dados da forma que deseja, você pode exporta-los para uma planilha, caso queira acrescentar gráficos ou realizar outros comparativos ou tratamentos (por exemplo, para fazer um "pivot" dos dados em uma planilha excel).

Muitas vezes, ao analisarmos um relatório consolidado, nos deparamos com informações que nos chamam a atenção, e exigem um aprofundamento. Vamos a mais um exemplo: supondo que estamos visualizando um relatório que apresenta os dados totalizados por trimestre, e em um dos trimestres a média de frete/kg está significativamente maior que nos demais. Como explicar isso?

O caminho normalmente é irmos focando mais nos dados que queremos entender, e aumentando o nível de detalhes. Neste nosso exemplo, poderíamos a princípio reduzir o período de análise para apenas aquele trimestre em questão, e "abrir" mais os dados, alterando o agrupamento para mensal ou semanal. Podemos ainda acrescentar uma quebra por unidade, e/ou por estado de destino, e dessa forma vamos aos poucos identificando qual é a causa da distorção.

Esse processo pode continuar até chegarmos ao ponto exato. Vamos dizer que agora identificamos que esse aumento no frete/kg ocorreu em uma determinada semana em particular, e para um único estado. E agora?

Basta irmos repetindo esse processo. Podemos agora reduzir os filtros para exibir apenas aquela semana, e apenas aquele estado, e dessa vez, como já temos um universo bem menor de dados, podemos partir para um relatório analítico.

Você pode visualizar o resultado por Ordem de Transporte (ou seja, por Nota Fiscal), ou por Documento de Transporte (ou seja, por CT-e). Dessa forma você vai conseguir identificar exatamente qual operação (ou operações) está causando a distorção nos dados.

Note que não adiantaria tentar tirar um relatório analítico com um escopo muito amplo (um período muito grande, por exemplo). Além de trazer um volume de informações que seria impossível analisar, o tempo de processamento seria muito grande, o sistema pode inclusive não conseguir processar o excesso de dados em tempo real, e exibir uma mensagem informando isso. O ideal é sempre irmos aprofundando o universo de dados aos poucos, ao mesmo tempo em que vamos aumentando o nível de detalhamento dos dados. É esse processo que chamamos de drill-down!