Para gerenciar qualquer processo, é fundamental termos informações confiáveis sobre ele. São as estatísticas, dados históricos, e a análise criteriosa sobre esses dados que nos permitirão melhorar e otimizar o processo.
Quando falamos de Gestão de fretes, a fonte mais rica em informações sobre cada transação é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), emitido pelas transportadoras para cada operação realizada. Contudo, tal riqueza de informações, combinada às inúmeras possibilidades para cálculo dos fretes e, em alguns casos, o enorme volume de transações com cada transportadora, implica uma certa complexidade para a análise desses documentos.
Mas com o Gestor Logístico isso se torna impressionantemente simples. Uma fez feitas as configurações necessárias, a aplicação faz tudo sozinha. Vamos entender como isso funciona ...
Importando os CTes a partir do Portal Nacional do CTe
Como você sabe, as transportadoras são obrigadas a registrar todas as operações de transporte inter-estaduais junto à SEFAZ do seu estado. Essas informações são posteriormente transmitidas para o Portal Nacional do CTe, e ficam disponíveis para serem acessadas pelas partes ("atores") envolvidos na operação.
O contratante do transporte (tomador do serviço) é, obviamente, um desses atores, e portanto tem o direito de acessar, gratuitamente e de forma automatizada, todos os dados registrados pelas transportadoras que contratou.
É claro que, como estão envolvidos vários dados confidenciais, existe todo um protocolo de segurança para que o acesso a esses dados seja possível. Este protocolo está implementado no Gestor Logístico, e para utilizá-lo você só precisa fornecer a "chave" para este acesso, que é o certificado digital que comprova a identidade da sua empresa.
Você deve seguir os passos detalhados neste artigo para cadastrar o certificado digital da sua empresa no GL, o que não toma mais do que 5 minutos. Feito isso, o sistema passará a receber automaticamente todos os conhecimentos emitidos nos últimos 3 meses, bem como todos os que forem futuramente emitidos, e todos esses dados estarão disponíveis na plataforma para sua análise.
Recebendo os CTes via integração com as transportadoras
Contudo, pode ocorrer de você não ter acesso ao certificado digital da sua empresa, por algum motivo. Mas não se preocupe, pois ainda assim você poderá ter um processo equivalente, totalmente automatizado, mas neste caso você vai depender das transportadoras, pois só elas poderão lhe enviar os dados.
Existem várias formas que podem ser utilizadas para que a transportadora lhe envie os CTes de forma automática, mas as mais utilizadas são:
SFTP: Trata-se de uma forma segura para troca de arquivos com terceiros. Será criada uma área privada para cada transportadora, onde ela poderá depositar seus arquivos de CTes, que serão automaticamente processados pelo Gestor Logístico; ou
E-mail: Provavelmente o formato mais simples, apesar de ficar mais sujeito a falhas. Será criada uma caixa de correio específica para cada transportadora, e ela deverá enviar os seus CTes para este endereço, anexado à uma mensagem de e-mail. Da mesma forma, esses e-mails serão automaticamente processados pelo Gestor Logístico.
Importando os CTes manualmente
Como última opção, caso a transportadora tenha alguma dificuldade para implantar um processo automatizado para envio dos documentos, ela pode também fazer o envio manual dos arquivos. O processo é bem simples, apesar de manual, e é descrito em mais detalhes neste artigo.
Conclusão
Seja qual for o processo utilizado, uma vez que os CTes das transportadoras estejam chegando ao Gestor Logístico, você já terá em mãos diversas ferramentas de análise, como gráficos, indicadores e relatórios, que lhe permitirão agilizar, otimizar e simplificar seu processo de Gestão de Fretes.