Chamamos de Ordem de Transporte a uma "transação de movimentação de mercadorias". Ela é o principal objeto utilizado pelo sistema para administração do processo de transporte. É nele que ficará registrado todo o histórico da transação, ocorrências, receitas, despesas, trechos do transporte, transportadoras envolvidas, etc., e é a partir dele que serão gerados conhecimentos, viagens, manifestos, etc.
Cada OT pode estar associadas a um ou mais documentos utilizados no transporte, entre eles:
Pedido do cliente
Nota fiscal (NF-e)
Ordem de Coleta
Solicitação de Transporte
Declaração de transporte
Documento de Importação
etc
Agrupamento dos documentos nas OTs
Como esses documentos são importados no sistema em diferentes momentos, o sistema utiliza vários critérios para tentar associá-los corretamente à devida OT. Por exemplo, o sistema pode receber inicialmente os dados do "Pedido do cliente", com as informações preliminares da operação, e com isso já possibilitar a roteirização, formação de carga, averbação provisória da carga, alocação de veículos, etc., mesmo antes da NF-e ter sido emitida.
Posteriormente, quando a NF-e for emitida e importada no sistema, ela deverá ser associada à mesma OT do pedido. Isso é necessário para garantir que todas as informações da "transação de transporte" fiquem associadas tanto à NF-e quanto ao pedido que deu origem a ela.
O principal critério utilizado pelo sistema para fazer a associação dos vários documentos é o "Número de Referência". Todos os documentos com o mesmo número de referência, que pode ser informado na planilha padrão de importação, ou na tag xPed da NF-e, serão agrupados em uma mesma OT.
Agrupamento manual de documentos
Em alguns casos, não é possível ao sistema fazer o agrupamento automático dos documentos relacionados em uma mesma OT, geralmente devido a impossibilidade de informação deste "número de referência" único que permite ao sistema fazer a associação.
Neste caso, o sistema acabará gerando mais de uma OT (por exemplo, uma para o pedido e outra para a NF-e). Isso poderá causar problemas na formação da carga, na averbação do seguro, nas informações gerenciais, e em muitos outros pontos. É necessário, portanto, que esse "agrupamento" (ou associação) de documentos relacionados à uma mesma transação seja feito manualmente.
Para agrupar várias OTs em uma única, pode-se utilizar a página de "Ordens de Transporte" (em Operações → Ordens). Nela, devem ser selecionadas 2 OTs e utilizado o botão "Agrupar". Com isso, o(s) documento(s) associado(s) a uma das OTs será(ão) transferido(s) para a outra, de forma que, a partir desse ponto, todas as informações do transporte serão associadas a um único objeto (OT).
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